Concessione spazi

La concessione d’uso di spazi dell’Istituto centrale per la grafica (ICG) è disciplinata dal dettato normativo di cui agli artt. 106-107 del D. Lgs n.44 del 2004 e s.m.i.

Secondo quanto previsto dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (artt. 106 e 115 D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i.), compatibilmente con il normale svolgimento dell’attività istituzionale, gli enti pubblici e i privati possono utilizzare i nostri spazi per la realizzazione di manifestazioni culturali ed eventi.

Per la sua posizione strategica, gli ampi spazi interni di grande impatto visivo, l’Istituto centrale per la grafica si pone come uno dei più prestigiosi luoghi della cultura della città di Roma in grado di offrire la possibilità di organizzare eventi e manifestazioni di vario genere. Gli spazi dell’ICG sono adatti per accogliere convegni, conferenze, riunioni o presentazioni aziendali, screening di film, conferenze stampa, cene private, cocktails, rinfreschi, servizi fotografici, spot pubblicitari e riprese cinematografiche.

La Sala Dante, che ha una capienza massima di 200 posti totali, di cui 150 seduti, presenta una pregevole acustica ed è attrezzata per ospitare anche eventi musicali e proiezioni. Le Sale Espositive situate al primo piano e al piano terra di Palazzo Poli e nei locali della Calcografia, costituiscono lo spazio ideale per l’allestimento di mostre e di grandi eventi ma si prestano anche per colazioni di lavoro da allestire in occasione di incontri previsti nella sala convegni.

Art. 1 – Oggetto

Il presente Regolamento disciplina le modalità di rilascio della concessione in uso a terzi degli spazi nelle sedi dell’Istituto centrale per la grafica (ICG). La concessione in uso viene rilasciata per gli usi e le finalità indicate in sede di richiesta, secondo le modalità e le prescrizioni specificate nell’atto stesso. Eventuali usi o finalità diverse da quelle dichiarate dal richiedente, e/o variazioni dell’utilizzo o dello svolgimento dell’evento non corrispondenti rispetto a quanto indicato in sede di richiesta, potranno comportare la sospensione della pratica di rilascio della concessione. Nel caso in cui la concessione sia stata già rilasciata, l’Amministrazione potrà revocarla, disponendo l’immediata sospensione e l’annullamento dell’evento anche se lo stesso fosse già in corso.

Art. 2 – Spazi concessi in uso temporaneo

Gli spazi suscettibili di concessione in uso temporaneo sono i seguenti:

PALAZZO POLI, ingresso via Poli 54

  •  Sala Dante di Palazzo Poli
  • Sale espositive – primo piano di Palazzo Poli
  • Sale espositive – piano terra di Palazzo Poli
  • Sala consultazione del Gabinetto Stampe e Disegni
  • Area Infopoint e parte della portineria al piano terra di Palazzo Poli

PALAZZO DELLA CALCOGRAFIA, ingresso via della Stamperia 6

  • Sala delle Adunanze – primo piano del Palazzo della Calcografia
  • Sale espositive – piano terra del Palazzo della Calcografia
  • Stamperia storica

Art. 3 – Soggetti richiedenti, tipologie e compatibilità delle iniziative

Le concessioni d’uso possono essere rilasciate per lo svolgimento di iniziative che per oggetto, modalità di svolgimento, natura dei soggetti richiedenti e realizzatori, siano compatibili e consone con la natura e la specifica destinazione degli spazi oggetto di concessione.

L’Istituto centrale per la grafica si riserva il diritto di presenziare, con un proprio referente all’iniziativa oggetto di concessione per effettuare gli opportuni controlli e valutazioni sul buon andamento dell’organizzazione (per questa prestazione è prevista una retribuzione del personale in ‘conto terzi’ secondo le tabelle in uso e concordate).

Le richieste di concessioni d’uso devono essere compatibili con il calendario di programmazione delle attività ed iniziative organizzate, promosse o patrocinate dall’ICG, e prodotte secondo le modalità previste al successivo art. 4.

Gli utilizzi previsti dovranno essere conformi alle leggi vigenti in materia di sicurezza per locali aperti al pubblico, nel rispetto delle normative relative alla prevenzione incendi e ai relativi piani dell’emergenza ed evacuazione approvati.

Non sono soggette al pagamento le concessioni in uso degli spazi destinate a iniziative rientranti nei fini istituzionali dell’Amministrazione, che dovranno comunque essere preventivamente concordate con la direzione dell’Istituto perché risultino compatibili con i programmi di questo.

Art. 4 – Modalità di predisposizione della richiesta

Le richieste di concessione in uso degli spazi, rivolte al Direttore dell’ICG, vanno inoltrate almeno sessanta (60) giorni prima rispetto alla data dell’evento o alla data di inizio di occupazione degli spazi. Per eventi di interesse o rilevanza per lo stesso Istituto il termine della presentazione della richiesta può essere riconsiderato.

Al fine del rilascio dell’atto di concessione in uso, è necessario che la richiesta contenga in maniera specifica e puntuale le finalità dell’evento e l’utilizzatore finale. Tutti i dati che compaiono nella richiesta saranno utilizzati per le finalità istituzionali dell’Amministrazione, e trattati in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR – General Data Protection Regulation) approvato con Regolamento (UE) 2016/679, secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti fondamentali nei limiti di quanto necessario al rilascio dell’atto di concessione in uso spazi. Tali indicazioni sono soggette alla normativa relativa alla veridicità degli atti pubblici.

L’eventuale presenza di addetti stampa, giornalisti e/o qualsiasi altro soggetto che intenda acquisire immagini o svolgere servizi professionali all’interno degli spazi oggetto della concessione sarà consentita soltanto previa autorizzazione dell’Amministrazione, e dovrà pertanto essere segnalata all’atto della richiesta. Le riprese fotografiche e/o riprese video da effettuare nel corso dell’iniziativa devono essere preventivamente autorizzate dal Direttore dell’Istituto centrale per la grafica.

L’istruttoria delle domande presentate è effettuata dal Gruppo di lavoro attività in conto terzi dell’Istituto centrale per la grafica. Le concessioni d’uso sono rilasciate dal Direttore dell’Istituto centrale per la grafica. Il Direttore, esaminata la richiesta ed effettuate le preliminari valutazioni di competenza, autorizza l’emissione del preventivo dei costi a carico del richiedente (il documento ha validità pari a novanta giorni dalla data di invio). Le quotazioni indicate nel preventivo sono espresse in euro, al netto di imposte IVA e/o di altri eventuali oneri (es. spese di registrazione, bolli, oneri SIAE, ecc.). Eventuali variazioni dovute ad ulteriori oneri e/o imposte dovute per legge, intervenute anche successivamente all’emissione del preventivo, resteranno comunque a carico del richiedente.

Una volta confermata l’accettazione del preventivo da parte del richiedente, l’evento verrà inserito nell’agenda delle attività di Istituto. L’effettiva autorizzazione al suo svolgimento potrà avvenire soltanto con il rilascio dell’atto di concessione in uso (successiva alle verifiche sulla conformità della documentazione che il richiedente deve produrre).

L’Istituto si riserva la facoltà di attuare iniziative anche in collaborazione con i richiedenti qualora le finalità appaiano coincidenti con la mission dell’istituzione previo un ‘accordo di valorizzazione’ derogando in tutto od in parte dal presente regolamento e dai parametri economici in esso determinati.

Art. 5 – Organizzazione dell’evento

L’organizzazione dell’evento dovrà tenersi nel pieno rispetto del programma approvato dall’Amministrazione e con le modalità da questa stabilite ed autorizzate. Qualora l’Amministrazione, anche in seguito a verifiche effettuate via web, i canali social, ecc., venga a conoscenza che l’evento è difforme (per tipologia, modalità esecutive, finalità, numero e/o tipologia di partecipanti, ecc.) da quanto dichiarato in sede di richiesta, o comunque non rispetti le prescrizioni stabilite, il Direttore potrà:

  •  riquantificare il canone di concessione e gli altri oneri già preventivati al richiedente;
  • annullare la concessione in uso, anche se già rilasciata, e sospendere l’evento senza alcuna possibilità di rimborso di eventuali oneri già sostenuti da parte del richiedente.

Art. 6 – Quantificazione degli oneri relativi alla concessione

Gli oneri per il rilascio delle concessioni in uso degli spazi sono stabiliti dal Direttore dell’Istituto centrale per la grafica, secondo il tariffario consultabile sul sito istituzionale. Gli importi relativi al canone di concessione (ai sensi dell’art. 108 del D .Lgs 42/2004 e s.m.i.) dovranno essere versati almeno con due settimane di anticipo rispetto alla data di inizio dell’evento per il quale è richiesta la concessione (o comunque anteriormente alla data di inizio dell’occupazione degli spazi indicata in atto). Il pagamento del canone dovrà essere corrisposto esclusivamente mediante bonifico bancario al Codice IBAN: IT42 F030 6905 0201 0000 0046 109 CODICE BIC/SWIFT: BCITITMM intestato a ISTITUTO CENTRALE DELLA GRAFICA con la seguente causale: “Istituto centrale per la grafica”, oltre all’indicazione della manifestazione da realizzare con la relativa data. La causale e le modalità di pagamento saranno specificate nell’atto di concessione stesso.

Saranno inoltre a carico del richiedente i costi riferiti al personale dell’ICG coinvolto nello svolgimento dell’evento e nella relativa istruttoria, secondo la quantificazione specificata nell’atto di concessione.  Il coinvolgimento del personale dell’Istituto, con specifiche competenze e conoscenza delle strutture, si rende necessario onde garantire la tutela del patrimonio culturale conservato, la sicurezza del sito e degli utenti e un adeguato servizio di vigilanza e accoglienza. La prestazione di attività in conto terzi, svolta dal personale dell’ICG al di fuori del proprio orario di lavoro ordinario e straordinario, rientra nella fattispecie degli incarichi extra istituzionali preventivamente autorizzati dall’Amministrazione. Nel caso di concessioni d’uso in ore eccedenti il normale orario di apertura, il personale dell’Istituto potrà effettuare prestazioni lavorative straordinarie, regolarmente autorizzate dall’Amministrazione e retribuite a cura del richiedente, secondo accordi prestabiliti nel rispetto della contrattazione sindacale in vigore (ai sensi e per gli effetti dell’art. 53 del D. Lgs. 165/2001). Il pagamento di questi oneri dovrà avvenire con le stesse tempistiche previste per il versamento del canone di concessione e sempre mediante bonifico verso le coordinate IBAN specificate nell’ atto.

Il richiedente/concessionario – prima di procedere alla firma dell’atto di concessione in uso – potrà incaricare del pagamento degli oneri stabiliti dall’ICG un soggetto terzo, ferma restando la propria responsabilità in solido in caso di inadempimento. In questo caso l’Amministrazione dovrà acquisire l’accettazione dell’obbligo di adempimento da parte del soggetto indicato dal richiedente/concessionario, i cui dati saranno inseriti nell’atto di concessione in uso. Per ulteriori precisazioni e prescrizioni in merito al versamento degli oneri relativi alla concessione si rimanda al successivo art. 7

Art. 7 – Spese connesse all’utilizzo

Il richiedente dovrà provvedere al pagamento delle spese per l’eventuale copertura assicurativa, a seconda del tipo di iniziativa prevista, per l’eventuale impiego di personale tecnico necessario allo svolgimento dell’iniziativa e di ogni altra spesa comprese le spese per pulizie in apertura e chiusura

Art. 8 – Sottoscrizione dell’atto di concessione e accettazione delle condizioni ivi previste

L’atto di concessione, come previsto dall’art. 1, viene sottoscritto dal concessionario per presa visione e accettazione di tutte le condizioni in esso previste.  La concessione in uso rilasciata dall’ICG è incedibile ed è subordinata alle prescrizioni di seguito specificate:

  1. che siano rispettati i valori artistici e storici dell’immobile e degli spazi concessi in uso;
  2. che il concessionario si assuma la responsabilità patrimoniale in proprio per eventuali danni a persone e/o cose nell’ambito degli spazi ed ambienti concessi in uso durante la gestione delle iniziative autorizzate, ivi compresi l’incendio, il furto nonché per atti o fatti illeciti che dovessero verificarsi in occasione o nel corso dell’iniziativa stessa, sia per fatto proprio che di terzi, compresi i partecipanti all’evento per il quale è rilasciata la concessione;
  3. che il concessionario si assuma ogni responsabilità civile e penale derivante dall’inosservanza delle norme di pubblica sicurezza vigenti;
  4. al risarcimento per eventuali danni che fossero prodotti agli spazi, reperti, attrezzature, suppellettili e impianti presenti presso ciascuno degli spazi concessi in uso, oltre alle percorrenze e/o cortili interni del Palazzo;
  5. che sia osservata la normativa a protezione della pubblica incolumità, in materia di sicurezza antincendio, e di quella sulla sicurezza sui luoghi di lavoro di cui al D.lgs. 81/2008 – Testo Unico sulla salute e sicurezza sul lavoro e s.m.i. L’Amministrazione procederà ad inviare al concessionario anche le informative ai sensi dell’art. 26 del D. Lgs 81/2008 e s.m.i.;
  6. che il concessionario si impegni ad osservare gli adempimenti e le prescrizioni previsti dalla normativa vigente in materia di sicurezza attraverso l’individuazione di un referente che dovrà collaborare col referente per la sicurezza dell’Istituto ed essere presente in loco per l’intera durata dell’iniziativa a partire dalla fase preparatoria fino allo sgombero dei locali;
  7. che il concessionario, non appena terminata l’occupazione degli spazi, provveda a proprie spese a pulire e tenere in ordine i locali in uso, provvedendo al ripristino degli ambienti. In caso di inadempimenti totali o parziali, anche se verificatisi a chiusura dell’evento (o dopo il rilascio degli spazi concessi) l’Amministrazione procederà ad addebitare al concessionario – tramite propria ditta fiduciaria – gli oneri dovuti per il completo ripristino degli ambienti e/o spazi museali concessi in uso trattenendo in tutto od in parte il deposito cauzionale provvisto dal concessionario che non può essere inferiore al 30% del canone dovuto;
  8. che sia stipulata e prodotta a cura del concessionario una polizza assicurativa secondo i massimali e le coperture richieste in atto di concessioni in caso di sinistro e di successive liquidazioni parziali dei danni da parte della compagnia assicurativa, anche se riferite ad imposte dovute per legge, le eventuali differenze resteranno a carico del richiedente/concessionario;
  9. che i costi per allestimenti e disallestimenti tecnici autorizzati, quelli per i presidi relativi agli impianti elettrici, audio e video o agli ascensori di servizio – riguardanti sia l’impiego di materiali che la manodopera – resteranno a esclusivo carico del richiedente/concessionario;
  10. che il concessionario assuma l’impegno di osservare le prescrizioni indicate nell’atto di concessione e ogni adempimento previsto dalla normativa vigente, a seconda del tipo di iniziativa; in particolare, nel caso in cui l’iniziativa preveda la diffusione musicale, il richiedente dovrà dichiarare l’assunzione a proprio carico degli oneri SIAE e della gestione dei rapporti con la relativa agenzia;
  11. richiedere eventuali riprese fotografiche e/o video dell’iniziativa;
  12. che il concessionario esoneri espressamente l’Istituto ogni responsabilità civile, penale e patrimoniale in merito all’eventuale smarrimento di oggetti incustoditi antecedentemente, durante e successivamente all’evento ospitato nella sala.

Art. 9 – Concessione spazi in uso gratuito

L’Istituto si riserva il diritto di concedere gli spazi in uso gratuito, previa concessione di patrocinio, nei casi di iniziative realizzate da soggetti privati senza scopi di lucro (es.: Associazioni, Fondazioni, Istituzioni) o altri soggetti pubblici o privati con cui vi siano in essere convenzioni, accordi di collaborazione, o quando l’Istituto ritenga di assimilare l’iniziativa, per le caratteristiche proprie, alle finalità istituzionali.

Art. 10 – Accordi per utilizzi particolari

Per richieste di utilizzo della struttura di particolare complessità e/o per la richiesta di materiali, servizi e prestazioni diverse fornite dall’Istituto, dovranno essere stipulati specifici accordi di collaborazione determinando, caso per caso, i profili organizzativi ed economici; in tali casi la richiesta di concessione dovrà essere inviata con novanta (90) giorni di anticipo dalla data dell’iniziativa. In caso di iniziative in collaborazione con soggetti privati che prevedano forme di sponsorizzazione, dovrà essere determinato, caso per caso, il relativo importo di sponsorizzazione e le conseguenti forme pubblicitarie di visibilità del marchio dello sponsor, oltre alle modalità tecniche per la realizzazione dell’iniziativa.

Art. 11 – Divieti

È fatto assoluto divieto di utilizzare gli spazi concessi in uso per scopi diversi rispetto a quelli indicati nella domanda e a quelli di cui al precedente art. 2, e/o modificare l’immobile o i beni mobili, impianti e attrezzature eventualmente contenute (muri, soffitti, pavimenti, impianti, reperti, infissi e suppellettili) ove si svolge l’iniziativa.

Art. 12 – Condizioni di revoca e azioni di tutela

L’Istituto centrale per la grafica si riserva anche durante lo svolgimento dell’iniziativa di revocare la concessione d’uso delle strutture per ragioni di pubblico interesse o di accertata incompatibilità con quanto dichiarato nella domanda di concessione; in tali casi non sarà dovuta al concessionario indennità alcuna.

L’Istituto, inoltre, si riserva di intraprendere ogni iniziativa ritenuta indispensabile per la tutela dell’incolumità dei partecipanti, e della salvaguardia delle strutture, attrezzature, impianti e reperti contenuti nelle strutture.

CONCESSIONI PER USO OCCASIONALE DEGLI SPAZI

  • TARIFFE GIORNALIERE  

Luogo

Manifestazione

culturale

Manifestazione

ricreativa

 

 

 

– Sala Dante

Fino a

€ 3.000,00

Fino a

€ 5.000,00

 

– Sala espositiva di Palazzo Poli

 

€ 800,00

 

€ 1.500,00

 

– Tutti gli ambienti di Palazzo Poli

 

€ 1.500,00

 

€ 3.000,00

 

– Visita fuori orario

 

€ 500,00

 

I suddetti canoni potranno essere ridotti proporzionalmente o non applicati per tutte le iniziative realizzate dall’Istituto in collaborazione con altre Istituzioni.

Inoltre, per le manifestazioni che si svolgono in più giorni e/o per le fasi di allestimento e disallestimento verrà applicato il canone pari al 50% per ogni giorno aggiuntivo di occupazione dello spazio.

Le richieste che si riferiscono a ipotesi non espressamente contemplate dal presente tariffario formeranno oggetto di esame e accordi specifici di volta in volta. Compatibilmente con l’assolvimento dei compiti d’Istituto, potranno essere forniti, a richiesta, preventivi i quali indicheranno il periodo di validità e le modalità di pagamento. Gli interessati saranno tenuti al rimborso delle spese sostenute dall’Amministrazione

Potrà essere richiesta una maggiorazione rispetto ai canoni stabiliti qualora venga emesso un biglietto di ingresso per la partecipazione all’evento.

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